1. Czym jest faktura elektroniczna?

2. Krajowy system e faktur

3. Faktura elektroniczna a KSeF

4. Dlaczego warto wybrać program do fakturowania i Krajowy System e Faktur?

5. Jak działa KSeF?

Czy faktura elektroniczna może być wystawiona tylko za zgodą nabywcy? Zgodnie z przepisami tak: wysłanie faktury elektronicznej wymaga zgody odbiorcy, jednak ustawa nie precyzuje konkretnej formy akceptacji. Sprzedawca może więc wysyłać e-faktury jedynie na podstawie domniemanej zgody nabywcy, np. gdy kontrahent ureguluje należności wskazane na przesyłanych fakturach i po prostu oczekuje na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

Czym jest faktura elektroniczna?

Faktury elektroniczne, znane także jako e-faktury, to dokumenty finansowe generowane i przesyłane w formie cyfrowej, zamiast w tradycyjnym papierowym formacie. Stanowią coraz popularniejszy sposób rozliczeń handlowych, który przynosi wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla środowiska. Zgodnie z przepisami, faktura elektroniczna jest zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, zgodnie z art. 2 ust. 32 ustawy o VAT. Dodatkowo, ustawa definiuje fakturę jako dokument zawierający wymagane przez prawo dane, wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z art. 2 ust. 31.

Krajowy system e faktur

Mówiąc o wystawianiu e faktur, koniecznie musimy poruszyć temat KSeF. To platforma wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów w pierwszej fazie proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF: od 1 lipca 2024 roku - dla czynnych podatników VAT, a od początku 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT.

Głównym celem Krajowego Systemu e Faktur jest scentralizowanie procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez kierowanie ich do jednego centralnego punktu. W praktyce wszystkie systemy fakturowania i księgowe łączą się z KSeF, umożliwiając tym samym przesyłanie faktur sprzedaży przez system już w momencie, w którym odbywa się wystawienie faktury. Ponadto KSeF umożliwia odbieranie faktur przez systemy księgowe, które przeszły już przez system e faktur KSeF. Dodatkowym udogodnieniem jest umożliwienie zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.

Faktura elektroniczna a KSeF

Jak wspomnieliśmy już wcześniej, w Krajowym Systemie e Faktur wystawia się faktury ustrukturyzowane, czyli faktury posiadające numer identyfikujący. Tego rodzaju fakturę czasami określa się po prostu jako fakturę elektroniczną, natomiast warto mieć świadomość, że nie każda faktura elektroniczna jest zaliczana do faktur ustrukturyzowanych, gdyż może brakować w niej zapisu w formacie XML oraz numeru nadanego w systemie.

Faktura elektroniczna w KSeF nie zastąpi całkowicie tradycyjnych faktur elektronicznych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

• podatników, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce,
• podatników, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale mają stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce, choć nie bierze ono udziału w dostarczaniu towarów lub usług,
• podatników korzystających ze szczególnych warunków rozliczeń podatkowych,
• dokumentowania sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• dokumentowania dostaw niektórych towarów lub świadczenia usług wyszczególnionych w przepisach prawa.

We wspomnianych wyżej wyjątkach podatnik będzie wystawiał faktury elektroniczne lub tradycyjne faktury papierowe.

Dlaczego warto wybrać program do fakturowania i Krajowy System e Faktur?

KSeF oferuje automatyczne dostarczanie faktur do nabywcy, a następnie pobieranie ich z systemu do programów księgowych. Dodatkowo dostęp do faktur można zagwarantować nie tylko pracownikom firmy, lecz także księgowości, co umożliwia bieżące monitorowanie dokumentów. W ten sposób można maksymalnie zautomatyzować proces ewidencjonowania faktur, ponieważ format XML, czyli schemat faktury, będzie jednolity dla wszystkich podatników, co ułatwia automatyczny odczyt i uzupełnianie danych. Jedyną czynnością pozostanie określenie daty księgowej faktury oraz jej rodzaju - np. zakup towarów lub inny wydatek.

Korzystanie z KSeF zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku przechowywania faktur w fizycznej postaci i usuwa obawy o jej zniszczenie, ponieważ dokument ten będzie zawsze dostępny do pobrania z systemu. Znika również konieczność wystawiania duplikatów faktur na prośbę nabywcy. Co ważne, KSeF może również skrócić termin zwrotu podatku VAT do 40 dni (standardowo 60 dni), o ile spełnione zostaną określone warunki.

Jak działa KSeF?

Początkowo Ministerstwo Finansów ustaliło, że przedsiębiorcy mają możliwość decydowania, czy chcą przystąpić do korzystania z KSeF. Chociaż uczestnictwo w systemie jest dobrowolne, warto rozpocząć jego używanie, aby zapoznać się ze wszystkimi dostępnymi funkcjonalnościami i tym samym zoptymalizować proces obiegu dokumentów. W praktyce przedsiębiorca i jego pracownicy będą mieli okazję stopniowo przyzwyczaić się do korzystania z systemu, biorąc pod uwagę, że z czasem KSeF stanie się narzędziem obowiązkowym do wystawiania faktur.

Korzystanie z KSeF jest możliwe po udanym uwierzytelnieniu. Jeśli program do faktur jest zintegrowany z KSeF, nie będzie potrzeby logowania się do aplikacji Ministerstwa – wystarczy połączyć program z KSeF i za jego pomocą przesyłać wystawiane faktury do systemu. Zintegrowane z KSeF programy księgowe będą mogły również pobierać faktury zakupowe, automatycznie odczytując dane z pliku XML faktury i wypełniając je automatycznie w celu poprawnego zaksięgowania faktury.

Proces tworzenia faktur sprzedażowych w KSeF obejmuje następujące etapy:

• przygotowanie merytoryczne faktury - wypełnienie wszystkich wymaganych oraz opcjonalnych pól faktury, takich jak dane nabywcy i sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwoty netto, stawka podatku VAT oraz kwoty brutto,
• przygotowanie techniczne faktury - utworzenie pliku XML zawierającego dane faktury zgodnie ze standardem KSeF,
• uwierzytelnienie użytkownika w systemie KSeF - użytkownik, który ma wystawiać faktury, musi posiadać odpowiednie uprawnienia,
• wysłanie faktury do KSeF.
• sprawdzenie faktury i jej akceptacja (lub odrzucenie) przez system KSeF - weryfikacja dotyczy w tym przypadku przede wszystkim poprawności formatu i zawartości; jeżeli faktura spełnia wszystkie wymagania, zostaje przyjęta do systemu, a nadawany jest jej unikalny numer referencyjny,
• nadanie numeru referencyjnego, który stanowi unikalny identyfikator faktury w systemie KSeF i może być wykorzystywany do jej wyszukiwania.

Proces wystawiania faktur w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjny i nie wymaga od przedsiębiorcy skomplikowanych czynności. Aby uruchomić integrację z KSeF, należy najpierw przejść do sekcji: Ustawienia, Faktury i eFaktury, a następnie wybrać pożądaną opcję.

Podsumowanie

Chociaż cyfryzacja stopniowo rozwija się z roku na rok, także w sferze działalności gospodarczej, to obecnie, według zapowiedzi ministerstwa, faktury ustrukturyzowane pozostaną jedną z wielu dostępnych opcji. Faktury w formie papierowej nie znikną więc całkowicie, choć ich liczba będzie stopniowo maleć w miarę upływu czasu. Niewątpliwie natomiast korzystanie z systemu e faktur KSeF będzie niosło z sobą wyraźne korzyści.